Аудит и восстановление кадрового учета

В чем проблема? Ведение кадрового учета организациями обязательно при наличии сотрудников. Но проблема в том, что, как правило, кадровое делопроизводство ведется плохо либо не ведется вообще.

Почему? Взыскания и потери от нарушений в этом процессе не так очевидны, как, например, при неправильном налоговом учете.

Однако рисков здесь много потому, что:

кадровым учетом часто занимаются не юристы, т.е. оценить масштаб нарушений некому;
в кадровом процессе участвует непосредственно сам сотрудник: подписывает документы (или не подписывает), следит за сроками договора, расчетом дней отпуска и пр. И часто именно сотрудник указывает работодателю, что есть нарушение трудового законодательства.
любая проверка, задев «по касательной» не поставленный как следует кадровый учет, может найти там повод для наложения взыскания. А проверок сейчас много.
ну и, наконец, внезапная жалоба сотрудника в органы по труду моментально обнаружит все огрехи компании в кадровом учете, и, если они значительные, приведет к проигрышу трудового спора, потере времени и нервов на суды и, конечно, дополнительным финансовым затратам.

Что делать?

Совет №1. Кадровым учетом должны заниматься специалисты: юристы, кадровики со стажем. Возложение дополнительных обязанностей часто не приносит нужных результатов: у бухгалтера нет специального образования и он не знает тонкостей трудового права; есть свои профильные и очень важные задачи, связанные с налогами.
Совет №2. Если кадры ведет не юрист, нужно периодически проводить аудит кадрового учета. Трудовое право в последнее время меняется очень часто, в связи с чем необходимо быстро реагировать и вносить изменения в трудовые договоры, локальные правовые документы и т.п. Как часто нужен аудит? В небольшой компании это может быть раз в год, в большой – возможно и чаще.
Совет №3. Не обязательно брать в штат «правильного» кадровика-юриста. Этот участок легко передается на аутсорсинг даже при численности компании более 100 человек. У нас есть такой опыт.
Совет №4. Все документы лучше подписывать в режиме реального времени, чтобы минимизировать все возможные риски.
Совет №5. Ведение кадрового учета можно и нужно автоматизировать. С помощью 1С, настольных программ, но лучше использовать специализированные разработки, которые «заточены» именно под кадровый учет, ведут по процессу, не дают сделать ошибку даже не специалисту в кадрах, основаны на нашем законодательстве. Такая разработка есть и в Беларуси: кадровый сервис IntellStaff, который можно тестировать бесплатно и он доступен из любой точки, где есть Интернет.

Когда нужно восстанавливать кадровый учет?

Когда становится понятно, что участок кадрового учета ведется с множеством нарушений или не ведется вовсе и это становится опасным для компании и ее руководителя.

Как это понять?

Самый простой и надежный способ – провести аудит кадрового учета.

В ходе аудита, как правило проверяют:

как оформляется прием сотрудников и их увольнение;
порядок ведения трудовых книжек;
наличие, актуальность штатного расписания, его соответствие трудовым договорам и положениям компании;
наличие и качество локальных правовых документов (ЛПА): Положение по внутреннему трудовому распорядку, Положение по заработной плате и премированию и т.п.;
соответствие имеющихся документов действующему законодательству;
ситуация с охраной труда и воинским учетом.

Если после аудита выяснится, что необходимо кадровый учет восстанавливать, то можно пойти двумя путями.

Первый — возложить обязанности по восстановлению на отвественного за ведение учета. Минус этого пути – тот, кто однажды «завалил» кадровый учет, вряд ли качественно его восстановит.

Второй вариант – пригласить внешних специалистов, обязательно юристов, которые решат эту задачу. Минус тут только в том, что это потребует дополнительных вложений. Но в этом случае вы гарантировано получите результат, если правильно выберете юридическую компанию.

Что важно предпринять после восстановления учета?

Все восстановленные документы необходимо подписать по возможности; с новыми положениями должны быть ознакомлены сотрудники.
Необходимо принять решение, кто дальше будет вести кадровый учет, чтобы снова не возникли проблемы.
Бухгалтерию и кадры лучше всего разделить: каждый должен заниматься своим делом.
Хорошим выходом в этой ситуации будет отдать кадры на аутсорсинг: в таких компаниях работают профессиональные юристы, их деятельность застрахована, в режиме реального времени можно получать ответы на смежные юридические вопросы.

Вывод: кадровый учет не должен быть «запущен». Проблемы именно на этом участке становятся причинами трудовых споров, взысканий проверяющих органов и финансовых потерь. Состояние кадрового учета стоит периодически проверять. Прекрасная идея – автоматизировать кадры с помощью имеющихся технологий, либо отдать кадры на аутсорсинг.