Открытие представительства иностранной организации условно можно разделить на несколько этапов:
- Определение места нахождения представительства
Таковым должно быть нежилое помещение административного назначения. Гарантийное письмо от арендодателя не является обязательным для регистрации представительства, однако получить его все-таки целесообразно в целях избежания проблем в дальнейшем, ибо изменение места нахождения представительства – процесс очень трудоемкий и затратный. - Разработка и утверждение положения о представительстве, выдача доверенностей
Положение о представительстве должно быть разработано с учетом норм законодательства Республики Беларусь. Положение, после его утверждения уполномоченным органом иностранной организации, подписывается руководителем либо уполномоченным лицом.
Доверенность должна быть выданы в обязательном порядке на руководителя представительства. Дополнительно доверенность может быть выдана на лицо, уполномоченное на осуществление всех действий, связанных с открытием представительства (например, на юриста юридической компании). Доверенности должны быть нотариально удостоверены. Если доверенности выданы за пределами Республики Беларусь, то и легализованы надлежащим образом. - Уплата государственной пошлины
Размер государственной пошлины за выдачу разрешения составляет 65 б.в. за каждый год деятельности представительства (представительство открывается минимум на 3 года). Реквизиты на уплату пошлины можно найти на сайте Мингорисполкома. - Обращение в уполномоченный орган за выдачей разрешения
Органом, уполномоченным выдавать разрешения на открытие иностранных представительств, является исполнительный комитет по предполагаемому месту нахождения представительства.
Для регистрации представительства необходимо подать следующие документы:- заявление по форме приложения 2 к Постановлению Совета Министров № 408 от 30.05.2018.
- легализованная выписка из торгового регистра страны учреждения или иное эквивалентное доказательство юридического статуса организации;
- положение о представительстве;
- оригинал документа, подтверждающий уплату государственной пошлины;
- доверенность на руководителя организации, а также на лицо, уполномоченное на осуществление действий, связанных с открытием представительства (при наличии такого лица);
Все документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский или белорусский язык с нотариальным удостоверением. Документы, выданные или заверенные компетентным органом иностранного государства, в обязательном порядке должны быть легализованы (не подлежат легализации только документы, выдаваемые государственными органами и нотариусами Российской Федерации).
Срок рассмотрения документов горисполкомом – 1 месяц. При необходимости подачи запросов в другие государственные органы данный срок может быть продлен до 2 месяцев. Созданным представительство считается с момента выдачи разрешения. - Пострегистрационный этап
После выдачи разрешения иностранное представительство должно быть поставлено на учет в налоговые органы, органы ФСЗН, Белгосстрах.
Далее необходимо открыть счет в банке Республики Беларусь. Он может быть открыт как в белорусских рублях, так и в иностранной валюте. Перечень документов, необходимых для открытия счета, лучше уточнять у выбранного банка.
Также в течение месяца с момента выдачи разрешения представительство обязано направить в регистрирующий орган штатное расписание, сведения о постановке на учет в налоговых и иных органах, открытых банковских счетах, а также контактные данные представительства.